1. Pengorganisasian
1.1
Pengertian Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah
merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan
pengorganisasian didefinisikan
sebagai proses kegiatan
penyusunan s truktur organisasi s
esuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan
lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur
organisasi.
1.2
Teori-teori Organisasi
a. TEORI ORGANISASI KLASIK : Teori ini biasa disebut dengan “teori
tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang mulai 1800-an (abad
19). Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi
dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik
structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.
b. TEORI NEOKLASIK : Aliran yang berikutnya muncul adalah aliran
Neoklasik disebut juga dengan “Teori Hubungan
manusiawi”. Teori ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan teori
merupakan penyempurnaan teori klasik.
Teori ini menekankan pada “pentingnya aspek psikologis dan social karyawan
sebagai individu ataupun kelompok kerja”.
c. TEORI MODERN : berkaitan dengan lingkungan
yang stabil akan tetapi organisasi merupakan system terbuka yang berkaitan
dengan lingkunngan dan apabila ingin survivel atau dapat bertahan hidup maka ia
harus bisa beradaptasi dengan lingkungan.
Struktur Organisasi
Pembagian kerja
Struktur Organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit
kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja
dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang
berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur
organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran
perintah dan penyampaian laporan
Pembagian Kerja
Struktur Organisasi Proyek Menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis
untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini
memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka
tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing –
masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.
Struktur Organisasi Matriks Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek,
tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua
wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir
secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal,
wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek,
sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang.
Bentuk-bentuk organisasi
a. ORGANISASI FUNGSIONAL adalah Suatu organisasi dimana wewenang dari
pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan
fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian
khusus.
b. ORGANISASI FUNGSIONAL DAN GARIS adalah
Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan
kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian
dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan
kepada kepala bagian.
c. ORGANISASI KOMITE adalah
Bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu
dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau
dewan atau board dengan pluralistic manajement.
d. ORGANISASI GARIS DAN STAFF adalah Suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan
wewenang berlangsung secara vertical. Manajer ditempatkan satu atau lebih
pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai
penasehat.
e. ORGANISASI MATRIX adalah Organisasi dimana
penggunaan struktur organisasi menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai
keterampilan dimasing-masing bagian dari bagian perusahaan dikumpulkan lagi
menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.
3. Departementasi
Departementasi Fungsional
Departemen Fungsional adalah
pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk
satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk
dasar departementasi.
Individu dikelompokkan
berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya
organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi.
Pembentukan satuan satuan organisasi yang
masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis
menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan
Departementasi Devisional
Departementasi
berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar
pengelompokan.
Pola
ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari
luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas
divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan.
Dengan
membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana
tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
4. Organisasi proyek dan matrik
Merupakan bentuk
departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan
kebaikan – kebaikan dari system fungsional dan divisional dengan menghindarkan
segala kelemahannya. Misalnya, organisasi selain dibagi menurut divisi, juga
ditetapkan suatu organisasi baru semacam proyek akan ditugasi khusus dengan
orang-orang yang berasal dari sejumlah divisi.
Struktur
Organisasi Proyek
Menyangkut
pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer
proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu
proyek , jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota
kembali ke departemennya masing – masing. Kalau ada proyek baru maka mereka
ditarik kembali.
Struktur
Organisasi Matriks
Pada prinsipnya
sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang
tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang
wewenangnya mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau
horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer
proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang .
Koordinasi
Kebutuhan akan koordinasi
·
Kebutuhan
koordinasi atas ketergantungan kelompok (pooled interdependence)
Terjadi
apabila organisasi tidak tergantung satu sama lain untuk melaksanakan suatu
pekerjaan sehari-hari, tetapi tergantung pada prestasi yang memadai dari setiap
unit demi tercapainya hasil ahir.
·
Kebutuhan
koordinasi atas ketergantungan sekuensial (sequential interdependence)
Kebutuhan ini tercermin pada suatu unit
organisasi yang harus melaksanakan kegiatan terlebih dahulu sebe lum unit-unit selanjutnya dapat bertindak.
·
Kebutuhan
koordinasi atas ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)
ketergantungan
timbal balik melibatkan hubungan saling memberi dan menerima dan saling
menguntungkan di antara unit-unit.
Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi yang
efektif
Masalah
koordinasi banyak terjadi pada ketergantungan sekuansial dan ketergantungan
timbal-balik. Ini di karenakan munculnya perbedaan dalam sikap dan gaya kerja
berbagai individu dan bagian/unit di dalam organisasi.
Perbedaan-perbedaan
yang efektifitas koordinasi adalah:
·
Perbedaan
dalam Orientasi Terhadap Tujuan Tertentu.
Terjadi
apabila anggota berbeda dalam mengembangkan pandangan nya sendiri dalam mencari
cara terbaik untuk meningkatkan kepentingan perusahaan.
·
Perbedaan
dalam Orientasi Waktu.
Terjadi
apabila salah satu unit yang lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus
segera di tanggulangi, sedangkan unit yang lain lebih memusatkan perhatiannya
kepada masalah-masalah yang memerlukan waktu lama.
·
Perbedaan
Orientasi Antar Pribadi.
Terjadi
apabila produksi ingin meningkatkan produknya dengan meningkatnya permintaan
pasar, sedangkan unit perbekalan ingin mengurangi jumlah bahan yang di perlukan
karena menipisnya dan sulitnya mencari bahan baku.
·
Perbedaan
dalam Formulasi Struktur.
Terjadi
apabila unit produksi dalam mengevaluasi kemajuan dengan mengukur imbalan
kepada karyawan dengan tercapainya sasaran, sedangkan unit personalia dalam
mengevaluasi kemajuan dengan mengukur kinerja yang di capai karyawan dengan
kinerja yang di capai sebelumnya.
Pendekatan-pendekatan untuk mencapai
koordinasi yang efektif
A. Pendekatan Potensi Koordinasi.
Pendekatan
koordinasi ini meliputi sistem:
a) Sistem Informasi Vertical.
Adalah
suatu sistem di mana informasi dapat di kirimkan ke atas dan kebawah jenjang
organisasi. Misalnya penanganan IDT (inpres desa tertinggal) dari menteri dalam
negeri sampai ke desa tertinggal dan sebaliknya.
b) Sistem Informasi Lateral.
Sistem
ini mengabaikan rantai komando. Hubungan lateral (hubungan ke samping atau
sejajar) ini memungkinkan adanya pertukaran informasi yang di butuhkan dapat di
pertanggung jawabkan. Misalnya dalam kasus tanah perlu adanya informasi lateral
atau badan pertanahan nasional, departemen dalam negeri, departemen kehutanan,
dan departemen kehutanan.
c) Sistem Informasi Manajer Penghubung.
Manajer
penghubung mempunyai wewenang formal atas semua unit yang terlibat dalam sebuah
proyek. Manajer penghubung perlu di laksanakan apabila di perkirakan koordinasi
secara efektif tidak berhasil di laksanakan.
B. Pendekatan Struktur.
Pendekatan
ini di lakukan apabila perusahaan merasakan adanya iklim yang tidak sehat pada
unit-unit karena adanya penunpukan kegiatan pada satu unit. Pendekatan ini di
kenal sebagai organisasi matrik. Yaitu mencirikan adanya satuan tugas atau
proyek. Satuan tugas ini dapat di bubarkan apabila proyek telah selesai.
Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar.
Mekanisme-mekanisme
dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen vital dalam
manajemen yang secara ringkas dapat di uraikan sebagai berikut:
Ø
Hierarki
manajerial.
Rantai
perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas
yang jelas dapat menumbuhkan integrasi
bila di rumuskan secara jelas dan tepat serta dilaksanakan dengan pengarahan
yang tepat.
Ø
Aturan
dan prosedur.
Aturan-aturan dan prosedur –prosedur adala
keputusan-keputusan manajerial yang di
buat untuk menanggani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisisen untuk
koordinasi dan pengawasan rutin.
Ø
Rencana
dan penetapan tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat di gunakan untuk pengkoordinasian melaui pengarahan
seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-
sasaran yang sama.
Pengurangan kebutuhan akan koordinasi
Bila
mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar tidak mencukupi,koordinasi potensial
dapat ditingkatkan dengan penggunaan metoda-metoda di atas.Tetapi kebutuhan
akan koordinasi yang sangat besar dapat menybabkan kelebihan beban bahkan
memperluas mekanisme-mekanisme pengkoordiansian. Langkahyang paling konstruktif
yang dapat diambil dalam menghadapi kasus ini adalahmengurangi kebutuhan akan
koordinasi. Ada dua metoda pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu:
a. Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan
Sumber
daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagisatuan-satuan kerja.
Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugasdiperringan dan
masalah-masalah yang timbul berkurang.
b. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri
sendiri
Teknik
ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi.
Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatutanggung jawab penuh
salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Penentuan
Mekanisme Koordinasi yang TepatPertimbangan penting dalam penentuan pendekatan
yang paling baik untuk koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi
untuk koordinasi dengankebutuhan koordinasi. Berapa banyak informasi yang
dibutuhkan organiasi untuk melaksanakan operasi-operasinya? Berapa besar
kemampuan pemrosesaninformasi?
Bila
kebutuhan lebih besar dari kemampuan, organisasi harusmenentukan pilihan :
meningkatkan koordinasi potensial atau mengurangikebutuhan. Sebaliknya, terlalu
besar kemampuan pemrosesan informasi relatif terhadap kebutuhan ekonomis tidak
efisien, karena untuk menciptakan danmemelihara mekanisme-mekanisme tersebut
adalah mahal. Kegagalan untuk mencocokkan kemampuan pemrosesan informasi dengan
kebutuhan akanmenyebabkan penurunan prestasi .
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar